Asistente Administrativo de la Oficina Regional para América Latina y el Caribe

Términos de Referencia

Asistente Administrativo de la Oficina Regional para América Latina y el Caribe

RET International es una organización internacional, independiente, imparcial, de carácter no gubernamental, sin filiación partidista o religiosa, con sede en Ginebra – Suiza y Panamá para América Latina y El Caribe. Fundada a finales del año 2000 por la Sra. Sadako Ogata, en ese entonces Alta Comisionada de las Naciones Unidas para los Refugiados - ACNUR, con el propósito de responder a las necesidades educativas de jóvenes afectados por conflictos, desastres, desplazamiento, violencia y otras condiciones de vulnerabilidad en el mundo.

En RET estamos comprometidos con la educación, bienestar, estabilidad emocional y autonomía de la población joven más vulnerable, desarrollando procesos que no sólo se reducen a una intervención de emergencia, sino que buscan reducir desigualdades a través de una completa estrategia de desarrollo para jóvenes y adolescentes en condiciones de vulnerabilidad.

En la actualidad, una de las regiones en la cual RET tiene presencia es América Latina y el Caribe, con acciones enfocadas en Colombia, Ecuador, Panamá, Costa Rica, Venezuela y Belice. RET desarrolla programas en la región para el fortalecimiento de sistemas educativos, en educación formal y no formal, educación en situaciones de emergencia, reducción del riesgo, orientación laboral/ocupacional para jóvenes, acompañamiento en actividades productivas y emprendimientos, prevención de violencia, apoyo psicosocial promoviendo habilidades para la vida, capacitación a docentes, preparación de jóvenes para ingresar a la universidad y gestión para el desarrollo de política pública, principalmente, propiciando la participación activa de comunidades, con perspectiva de género y enfoque de derechos.

Título

En relación al desarrollo de su oficina regional en Panamá, RET está convocando un(a):

Asistente Administratvio(a)

Reporta a: Director Regional para América Latina y el Caribe (LAC).

Ubicación

Oficina Regional de RET International para América Latina y el Caribe ubicada en el 3er piso del Edificio 230 de la Ciudad del Saber, Ciudad de Panamá, República de Panamá.

Bajo la supervisión del Director Regional, el/la titular deberá proporcionar apoyo administrativo a la Dirección Regional para América Latina y el Caribe (LAC) y cumplir sus funciones en coordinación con otros miembros de RET LAC.

Descripción general del cargo:

El (la) titular se encargará de apoyar administrativa y programáticamente para asegurar el correcto funcionamiento del trabajo de la Oficina de RET LAC, lo cual implica apoyar la gestión de las siguientes áreas: talento humano, comunicaciones internas y externas, organización de eventos, gestión administrativa y desarrollo organizacional, principalmente.

Responsabilidades primarias:

• Colaborar en la administración operativa de la Oficina de RET LAC de manera eficiente y ágil.
• Mantener al día la base de datos de contactos de la organización a nivel regional y la base de datos de proveedores.
• Coordinar y dar seguimiento a la agenda de reuniones y viajes del Director Regional para América Latina y el Caribe. Preparar material para reuniones y viajes.
• Apoyar a la Dirección Regional en la elaboración de informes de misiones.
• Coordinar la logística de las misiones a terreno.
• Mantener comunicación adecuadamente con funcionarios de entidades externas, funcionarios de RET, y proveedores externos.
• Coordinar las traducciones de documentos institucionales.
• Mantener actualizados y organizados archivos de RRHH para la región.
• Garantizar la actualización de documentos y materiales institucionales.
• Manejar diariamente la correspondencia entrante y saliente de la organización (escáner, email o correo físico) y hacer el debido seguimiento en caso de ser requerido.
• Apoyar la actualización y publicación de términos de referencia, apoyo en la evaluación y selección de candidatos y coordinación de entrevistas.
• Mantener y gestionar el suministro de útiles de oficina y cafetería.
• Recibir y direccionar las llamadas telefónicas.
• Responsabilidades secundarias:
• Envío de documentos a la Sede Principal de RET en Ginebra (Suiza).
• Colaborar en la organización y logística de eventos, así como las visitas de funcionarios internacionales de RET y demás visitantes externos a la organización.
• Traducir de inglés a español y viceversa documentos de la organización.
• Colaborar en la preparación de materiales institucionales (presentaciones en PowerPoint, reportes, boletines, principalmente).
• Llevará a cabo todas aquellas otras tareas que puedan ser solicitadas de manera razonable o excepcional y que tengan como fin asegurar el correcto funcionamiento de la oficina.

Requisitos

Educación

Como mínimo educación técnica; preferiblemente con experiencia en el área de administración, contabilidad, finanzas y/o comunicaciones.

Experiencia

Mínimo 3 años de experiencia en funciones secretariales, administrativas y/o de manejo de oficinas; experiencia previa en Organizaciones Internacionales y/o No Gubernamentales.

Habilidades en Sistemas

Excelente manejo del PC y herramientas como MS Office (Word - Excel - PowerPoint) y servidores de correo electrónico (Microsoft Outlook / ZIMBRA).

Idiomas

Español nativo, excelente Inglés (hablado y escrito). El conocimiento de otro idioma puede ser considerado como un valor agregado.

Requisitos Personales

Buenas relaciones interpersonales, organizacionales y administrativas; capacidad para asumir responsabilidades y seguir instrucciones, tomar iniciativa y establecer prioridades; discreción y confidencialidad, buen juicio, proactividad y profesionalismo; habilidades para el rastreo de información y análisis; habilidades para la comunicación y la diplomacia; capacidad para trabajar en equipo, actitud constructiva, manejo eficiente de trabajo bajo presión, capacidad comunicativa (oral, escrita), habilidad de redacción y corrección de informes y documentos técnicos.